Quando abbiamo consegnato il fondo notarile per la digitalizzazione, la questione non era la qualità della scansione: era capire come organizzarci prima che il primo fascicolo uscisse dalla sala di consultazione. Il laboratorio ha chiesto subito un sopralluogo, non una riunione in sede, e questo ha cambiato il modo in cui abbiamo impostato tutto il resto.
La prima difficoltà era la numerazione. I registri del fondo non seguono una sequenza unica: alcuni volumi sono stati rinumerati a mano negli anni Trenta, altri portano etichette di una precedente catalogazione parrocchiale. Abbiamo concordato di mantenere la segnatura storica come riferimento primario e di aggiungere un identificativo interno per la gestione dei file. Sembra un dettaglio, ma senza questa decisione presa all'inizio avremmo dovuto rinominare centinaia di cartelle a lavoro avviato.
Sul piano tecnico, la comunicazione è stata asciutta e puntuale. Ogni settimana ricevevamo un breve riepilogo con le carte trattate, gli scarti e le anomalie riscontrate. Nessun report lungo, nessun linguaggio promozionale: solo quello che serviva per capire se il ritmo concordato reggeva. In due occasioni abbiamo dovuto rallentare per problemi di umidità in una delle sale, e la cosa è stata segnalata senza giri di parole, con una proposta di riprogrammazione.
Il punto su cui ho qualche riserva riguarda la fase di setup iniziale. La calibrazione del profilo colore ha richiesto più passaggi del previsto, perché le carte presentavano tonalità molto diverse tra i volumi. Non è stato un problema grave, ma ha spostato di qualche giorno l'avvio effettivo della scansione. Se dovessi rifare il lavoro, chiederei fin dall'inizio un test su un campione più ampio, distribuito su più registri e non solo su un volume rappresentativo.
Nel complesso, quello che ha funzionato è stato il metodo: decisioni prese insieme prima di toccare i materiali, un referente unico per le domande, e la disponibilità a rivedere il calendario quando la conservazione lo richiedeva. Per un archivio delle nostre dimensioni, con personale limitato e orari di consultazione rigidi, questa impostazione ha fatto la differenza più della strumentazione.