Non era il primo incarico affidato all'Istituto Heironymous. Tre anni fa avevamo consegnato un piccolo nucleo di carte notarili del Seicento per la digitalizzazione; questa volta il lavoro riguardava un fondo più delicato, settantadue registri di battesimo e matrimonio con legature strette e inchiostri ferrogallici già ossidati. Tornare con un secondo mandato cambia il modo in cui si guarda al fornitore: non si valuta più la proposta, ma la tenuta del metodo nel tempo.
La differenza si è vista nella fase di sopralluogo. Invece di riproporre lo stesso protocollo del primo incarico, il gruppo di lavoro ha rifatto i test di apertura su tre registri campione, perché le cuciture di questo fondo erano più rigide e non permettevano la culla a V nella configurazione standard. Hanno proposto una variante con supporto a 110 gradi e acquisizione in due passaggi, con successiva ricomposizione digitale. Una scelta meno comoda per loro, ma che ha evitato di forzare i dorsi.
Il calendario è stato rispettato senza slittamenti, cosa non scontata quando si lavora su materiale vincolato e con accessi contingentati alla sala di consultazione. Ogni venerdì arrivava un rapporto sintetico con le carte trattate, gli scarti di scansione e le anomalie riscontrate. In due occasioni hanno segnalato di propria iniziativa alcune carte con sospetta contaminazione fungina, sospendendo l'acquisizione e chiedendo indicazioni prima di procedere. Preferisco questo atteggiamento alla fretta.
Se devo indicare un limite, la comunicazione iniziale è stata più formale del necessario: le prime due settimane sono passate tra scambi via posta elettronica quando una telefonata avrebbe risolto in dieci minuti alcune ambiguità sui metadati. Lo segnalo perché chi gestisce archivi storici sa quanto pesi ogni giorno di attesa quando il fondo è già stato movimentato. Nella seconda metà del lavoro il canale si è comunque assestato.
Alla consegna abbiamo ricevuto i master in formato non compresso, i derivati per la consultazione interna e una scheda descrittiva per ciascun registro, con annotazioni sulle lacune e sulle carte di mano diversa. Il materiale è entrato nel nostro inventario senza bisogno di riscritture. Per un istituto come il nostro, che non ha un ufficio informatico dedicato, questo conta più di qualsiasi promessa commerciale.
Riaffiderei il fondo successivo allo stesso gruppo, con la richiesta di anticipare il confronto telefonico nella fase di impostazione. È l'unico punto su cui tornerei.
Per capire come lavorano su altri fondi, vale la pena leggere le altre esperienze raccolte oppure vedere le soluzioni attive sui materiali vincolati.